GDPR

Sinds 25 mei 2018 treden nieuwe Europese privacyregels in werking. Het gaat om de zogenaamde “Global Data Protection Regulation”, afgekort GDPR – in het Nederlands: Algemene Verordening Gegevensbescherming. De GDPR verordening vervangt de nationale privacywetgeving van alle Europese lidstaten en geldt voor iedereen die persoonsgegevens bijhoudt of verwerkt.

Ook als club dienen wij ons in regel te stellen met deze nieuwe voorschriften. Dit gebeurt in samenspraak met onze raadsmannen en via een concreet stappenplan. Een belangrijk onderdeel van dit stappenplan vormt het beleidsniveau, vertaald in de “privacy verklaring” welke u hieronder kan vinden.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door De Kamers vzw, voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op basis van ons gerechtvaardigd belang om de club beleving aan te bieden.
Indien u niet wilt dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen via club@dekamers.gent. (*) Via dat adres kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of vragen om ze over te dragen.
(*): U dient er zich van bewust te zijn dat u dan ook geen informatie (meer) zult ontvangen over de club, de activiteiten, …

 

PRIVACY  VERKLARING van De Kamers vzw

De Kamers vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respect voor de privacy.

In deze privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Kamers vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of Global Data Protection Regulation (GDPR).

Dit brengt met zich mee dat:

  • uw persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met de doelstellingen waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelstellingen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • uw uitdrukkelijke toestemming gevraagd wordt als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
  • er passende technische en organisatorische maatregelen genomen worden zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt

De Kamers vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het lezen van onze privacy verklaring vragen heeft hierover kan dit via onderstaande contactgegevens:

De Kamers Gent vzw
Ottergemstesteenweg Zuid 808
9000 Gent
club@dekamers.gent
+32 495 23 46 50

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door De Kamers vzw beheerd en verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Voor het voeren van een efficiënte clubbeheer en in het bijzonder de  ledenadministratie
  • Voor de organisatie van en deelname aan clubactiviteiten
  • Voor de reservatie van clubfacilietien zoals tafels, salons, affiliatie clubs, …
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u beheren en verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, foto, relaties met andere leden
  • Identiteitsgegevens: identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Business gegevens: bedrijf, functie, adres, BTW nr
  • Kenmerken in relatie tot interessegebieden zoals
    • Golf: federatienummer, homeclub, handicap
    • Classic Cars: wagen, merk, bouwjaar, kenteken
    • Yachting: zeiljacht, motorjacht

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting) – Combell
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, software, app, …) – Pandafish
  • het verzorgen van de administratie – Rebound Communications
  • het versturen van bevestigingen en confirmaties voor activiteiten – Mailgun
  • het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven – MailChimp
  • het verzorgen van ledenenquêtes – Mailchimp
  • het houden van de boekhouding – Yuki

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De Kamers vzw zal de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Bijvoorbeeld gegevens opgevraagd door de Politie in het kader van een onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) worden verwerkt indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De Kamers vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging van de gegevens

De Kamers vzw heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens De Kamers vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.  Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met de club kan opnemen.   U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Introductie lid, genodigden

Een bestaand lid kan nieuwe leden introduceren of uitnodigingen voor een activiteit of meeting. Hierbij aanvaardt het lid de privacyverklaring van De Kamers met volgende basisprincipes:
• het lid nodigt deze persoon uit op eigen verantwoordelijkheid
• de genodigde heeft steeds het recht zijn uitnodiging te weigeren
• bij een weigering of niet-reactie worden de gegevens maximaal 1 jaar bewaard

Indien leden of hun genodigden hun voorkeuren willen aanpassen, vragen wij per e-mail contact op te nemen met club@dekamers.gent.

Data Protection Officer – DPO

De Kamers heeft een DPO overeenkomst met Kristof Vosters, kristof@pandafish.be.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met de club op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy verklaring

De Kamers vzw kan zijn privacy statement wijzigen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.
De historiek wordt bijgehouden.

Privacy bescherming

Commissie bescherming Persoonlijke Levenssfeer

In het kader van de Privacywet van 1992, werd aangifte gedaan bij de Commissie bescherming Persoonlijke Levenssfeer en goedkeuring ontvangen op 20 december 2016.

Hierdoor heeft u als lid de garanties zoals voorzien in deze wet.

De referentiesleutel voor de verwerking van De Kamers vzw: VT005075131